Kohti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa

Tuleva Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto (Kanta-arkisto) on tärkeä työkalu sosiaalihuollon ammattilaisille. Jatkossa kaikki sosiaalihuollon asiakirjat tullaan tallentamaan Kanta-arkistoon. Tiedon erillinen lähettäminen palvelunjärjestäjälle poistuu ja asiakkaan tieto on saatavilla reaaliajassa.

myneva-sosiaalihuollon-kanta-arkisto
Featured icon-Nov-29-2023-04-58-29-6607-PM

Valmistele Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirtyminen hyvin

Yksityisillä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilla, jotka käyttävät sähköistä asiakastietojärjestelmää, on velvollisuus liittyä Kanta-palveluiden käyttäjäksi (Asiakastietolaki, 7 §). Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto vaatii huolellisen suunnittelun ja toteutuksen, jotta se saadaan sujumaan ongelmitta: 

  • Perehdy hyvin uusiin Kanta-vaatimuksiin.
  • Kartoita tilanne omassa organisaatiossasi. Mitä muutettavaa löydät?
  • Suunnittele aikataulut kansallinen aikataulu huomioiden.
  • Suunnittele organisaatiosi uudet toimintatavat.
  • Kouluta työntekijät ja ota suunnitelmat käyttöön.

 

Kantaviidakossa löytyy kahlattavaa. Tutustu ainakin seuraaviin sivustoihin sekä ladattavaan oppaaseemme. Tutustu myös huolellisesti käyttöönoton eri tehtäviin. Mitä tehtävää sinun organisaatiostasi löytyy?

Kaipaatko vinkkejä sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon?

Olemme koostaneet oppaan, josta löytyy myös muistilista tueksi. Ilmaisen oppaan voit ladata täyttämällä viereisen lomakkeen.

 

24-02-15 myneva_asiakastiedonarkisto_whitepaper_cover_v3 (1)

 

Lataa ilmainen opas

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto?

 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on kansallinen arkisto sosiaalihuollossa syntyvälle sähköiselle asiakastiedolle. Jatkossa kaikki sosiaalihuollon asiakirjat tullaan tallentamaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, mistä ne ovat saatavilla helposti ja tietoturvallisesti.  

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto kuuluu Kanta-paveluihin, joihin kuuluvat myös potilastiedon arkisto ja e-resepti.

Milloin Kantaan tulee liittyä?

 

Aikataulut on määritelty palvelutehtävittäin: 

Julkinen ja julkisen lukuun toimiva yksityinen palveluntuottaja palvelutehtävittäin: 

  • Iäkkäiden palvelut, lapsiperheiden palvelut ja työikäisten palvelut 1.9.2024 
  • Lastensuojelu 1.3.2025 
  • Vammaispalvelut 1.9.2025 
  • Päihde- ja riippuvuustyön erityiset palvelut sekä perheoikeudelliset palvelut 1.9.2026 

Palveluntuottajan ja asiakkaan välinen, sopimukseen perustuva yksityinen sosiaalihuolto palvelutehtävittäin: 

  • Iäkkäiden palvelut, lapsiperheiden palvelut, työikäisten palvelut, ja vammaispalvelut 1.1.2026 
  • Päihde- ja riippuvuustyön erityiset palvelut 1.3.2026 

 

Mitä tarkoittaa ydinpalveluiden käyttöönotto ja käytön laajennus?

 

Kanta-palveluissa on kolme ydinpalvelua, jotka palvelunantajat voivat ottaa käyttöön: Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, Potilastiedon arkisto ja Resepti-palvelu. 

Mikäli Kanta-palveluihin liitytään ensimmäistä kertaa, kyseessä on ydinpalvelun käyttöönotto. Jos käytössä on jo joku näistä kolmesta palvelusta ja suunnitellaan lisäksi uuden toiminnallisuuden käyttöönottoa, kyseessä on käytön laajennus.  

Mitä tarkoittaa ilmoittautuminen käyttöönottoon ja liittymishakemuksen tekeminen?

 

Kaikki Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottajat ja käytön laajentajat ilmoittautuvat käyttöönottoon, jotta Kela voi tukea ja ohjata sosiaalihuollon palvelunantajia käyttöönottoprosessin aikana. Liittymishakemus taas tehdään Kanta-ekstranetissä. Ilmoittautuminen käyttöönottoon on siis eri asia kuin liittymishakemuksen tekeminen. 

Ilmoittautuminen ja liittymishakemus on tarkoituksenmukaista tehdä silloin, kun on tiedossa, että käytössä olevalla tai käyttöön tulevalla tietojärjestelmällä on teknisesti mahdollisuus liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon suunnitellun käyttöönottoprosessin aikana. myneva.hilkan ja myneva.nappulan kehitystyö on valmista tavoitteellisesti kesän 2024 aikana. 

Tuleeko myös potilastiedon arkistoon liittyä?

 

Sosiaalihuollossa syntyy asiakastietoa, joka tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Terveydenhuollossa syntyy potilastietoa, joka tallennetaan Potilastiedon arkistoon. Potilastiedon arkisto on siis eri asia kuin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto. Asiakastietolaki velvoittaa julkisen ja yksityisen terveydenhuollon palvelunantajat liittymään Potilastiedon arkiston käyttäjiksi, jos näillä on käytössään sähköinen potilastietojärjestelmä. Sosiaalihuollossa syntyvät potilastiedot tulee tallentaa Potilastiedon arkistoon viimeistään 1.10.2026. Tämä edellyttää potilastiedon arkistoon liittymistä. 

Jos yritys siis tuottaa terveydenhuollon palveluita, joissa syntyy potilastietoja, yrityksen pitää liittyä potilastiedonarkistoon. 

myneva.hilkassa on tällä hetkellä käyttönotettavissa Kanta-palveluista potilastiedonarkisto ja e-resepti. 

Mikä on myneva.hilkan ja myneva.nappulan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tilanne?

 

Kehitystyö on käynnissä ja valmistuu tavoitteellisesti kesän 2024 aikana.

Miten Kanta-palveluihin kirjaudutaan?

 

Kanta-palveluihin kirjaudutaan toimikorttien avulla.  Varmenteet ja kortit sosiaali- ja terveydenhuollolle | Digi- ja väestötietovirasto (dvv.fi)  

Päivittäiskirjausten tekemiseen ei tarvitse varmennekorttia. Kanta-palveluista tiedon hakemiseen tarvitaan aina varmennekortilla kirjautuminen. Lisäksi esim. rajoituspäätösten allekirjoittamiseen tarvitaan varmennekortti. 

Mitkä ovat asiakkaat tehtävät ja mitkä myneva Finlandin tehtävät?

 

Asiakkaan tulee  

  1. Suorittaa valmistelevat tehtävät 
  2. Ilmoittautua käyttöönottoon
  3. Osallistua käyttöönoton tukitilaisuuksiin ja tutustuu koulutusmateriaaleihin
  4. Suorittaa käyttöönottoprosessiin kuuluvat tehtävät
  5. Tehdä hallinnolliset toimenpiteet Kanta Ekstranetissä
  6. Tehdä käyttöönottokoe yhdessä järjestelmätoimittajan (myneva Finlandin) kanssa
  7. Aloittaa palvelun käyttö 

Tietojärjestelmätoimittaja eli myneva Finland vastaa siitä, että järjestelmä täyttää tekniset vaatimukset ja kirjaaminen Kantaan teknisesti onnistuu. Lisäksi ohjeistamme sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston toiminnallisuuksien käyttämisessä järjestelmässä. 

  

Mitkä ovat valmistelevat tehtävät?

 

Valmisteleviin tehtäviin kuuluu tietoturvasuunnitelman laatiminen, käyttöoikeuksien määrittely, yhdenmukaisten toimintamallien käyttöönotto, henkilöstön koulutus ja varmennekorttien sekä lukijoiden hankkiminen.  

Mitä ovat rakenteinen kirjaaminen ja asiakasasiakirjat?

 

Kirjaamistapojen muuttuminen on yksi suurimmista muutoksista ja kirjaaminen on jokaisen sosiaalihuollon työntekijän vastuulla. Sosiaalihuollon asiakirjamalleihin voi tutustua Sosmetan palveussa https://sosmeta.thl.fi/ ja blogissamme. Sosmetan mukaiset asiakirjat tullaan toimittamaan hilkan ja nappulan avulla.

OID-koodit ja organisaation yksikkörakenne

 

Jotta kirjaaminen myneva.hilkan ja myneva.nappulan kautta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon onnistuu, tulee myneva.hilkan ja myneva.nappulan yksikkörakenteista löytyä samat toiminta-ja palveluyksiköt kuin sote-organisaatiorekisteristä. 

Jokaisella yksiköllä on oma, yksilöivä yrityksen Y-tunnukseen perustuva OID-koodi sote-organisaatiorekisterissä ja sen perusteella tunnistetaan Kanta-palveluihin liittyneet sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt. 

Palvelutehtävien, sosiaalipalvelujen ja käyttöoikeuksien määrittäminen

 

Palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut tulee määrittää sekä asiakkaalle, että työntekijälle. Kun asiakkaalle lisätään palvelutehtävä ja sosiaalipalvelu, vain ne työntekijät, joilla on oikeus kyseiseen palvelutehtävään, näkevät asiakkaan tiedot.  

Palvelutehtävän ja sosiaalipalvelun lisääminen on ohjeistettu myneva.hilkan käyttöohjeessa kohdassa “Palvelutehtävän ja sosiaalipalvelun määritteleminen”. 

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymisen jälkeen asiakkaan palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut määritellään Kanta-palveluissa palvelun järjestäjän toimesta. Jatkossa niitä ei enää syötetä suoraan hilkkaan vaan ne haetaan Kantasta.   

Featured icon (1)-4

 

Milloin Kanta-arkistoon liitytään?

 

Julkinen ja julkisen lukuun toimiva yksityinen palveluntuottaja palvelutehtävittäin: 

  • Iäkkäiden palvelut, lapsiperheiden palvelut ja työikäisten palvelut 1.9.2024 
  • Lastensuojelu 1.3.2025 
  • Vammaispalvelut 1.9.2025 
  • Päihde- ja riippuvuustyön erityiset palvelut sekä perheoikeudelliset palvelut 1.9.2026 

Palveluntuottajan ja asiakkaan välinen, sopimukseen perustuva yksityinen sosiaalihuolto palvelutehtävittäin: 

  • Iäkkäiden palvelut, lapsiperheiden palvelut, työikäisten palvelut, ja vammaispalvelut 1.1.2026 
  • Päihde- ja riippuvuustyön erityiset palvelut 1.3.2026 
Featured icon-Nov-29-2023-04-44-19-3851-PM

Kanta-arkiston käyttöönoton ensimmäinen vaihe on suunnittelu

Organisaation on ensin tunnistettava millaisia asiakirjoja heillä muodostuu. Jatkossa kaikki asiakirjat tallennetaan yhtenäisin rakentein. Rakenteiden ansiosta tietoa on helpompi hakea, hyödyntää ja vertailla.

Tämän lisäksi organisaatioiden tulee opetella uudet kirjaamiskäytännöt. Yhdenmukainen kirjaaminen varmistaa, että asiakastieto on laadullisesti hyvää ja kattavaa. Kirjaamisfoorumin materiaalipankista löytyy kattavasti kirjaamiseen liittyvää oppimateriaalia. Voit myös tutustua seuraavaan julkaisemaamme blogiin: Laadukasta asiakastietoa rakenteisesti kirjaamalla.

myneva vastaa siitä, että asiakirjarakenteet ovat myneva.hilkka- ja myneva.nappula-järjestelmässä ja miltä ne kirjausta tekevälle ammattilaiselle näyttävät. Jokainen asiakkaasta kirjattava tieto kirjataan sitä varten määriteltyyn tietokenttään. Kirjauksista muodostuu asiakirjoja, jotka tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

 

 

Tee tietoturvasuunnitelma ennen Kantaan liittymistä

Palvelunantajalla on oltava käytössään ajantasainen ja dokumentoitu tietoturvasuunnitelma, jotta Kanta-palvelun käytön voi aloittaa. Tietoturvasuunnitelma on laadittava hyvissä ajoin ennen Kanta-palvelujen käyttäjäksi liittymistä.

Tee tietoturvasuunnitelma ja -seloste (Kanta.fi)

Featured icon-Nov-19-2023-05-16-56-5141-PM

Kanta-arkiston käytön aloitus

Kanta-palvelun käyttöönotosta on annettava riittävä koulutus, ja on tärkeää varmistaa, että kaikki käyttöoikeudet on määritelty oikein.

Arkistointi edellyttää käyttäjältä varmennekorttia. Varmennekortti tulee olla kaikilla niillä työntekijöillä, joiden on tarkoitus tehdä arkistointia/hakea asiakastietoja Kantapalveluista tai allekirjoittaa sähköisesti esimerkiksi rajoituspäätöksiä. Kirjaaminen itsessään ei siis vaadi korttia, mutta mm. arkistointi sen vaatii.

 

 

Tilaa varmennekortit ja kortinlukijat

Varmennekortit myöntää Digi- ja väestötietovirasto. Sote-ammattikortin saaminen edellyttää, että ammattilaisen tiedot löytyvät Valviran ylläpitämistä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilörekistereistä Terhikistä ja Suosikista. Sellaisille henkilöille, joilla ei ole ammattioikeutta ammattihenkilörekistereissä, voidaan hankkia henkilöstökortti.

Organisaation tulee hankkia kortinlukijat ja kortinlukijaohjelmistot.

Sekä myneva.nappula- että myneva.hilkka-järjestelmiin tullaan toteuttamaan ns. massa-arkistointimahdollisuus, jotta esimerkiksi sijaisten tai muiden varmennekortittomien työntekijöiden tekemien kirjausten arkistoiminen on mahdollista. Organisaatioissa voidaan itse määritellä, ketkä arkistointia tekevät.

Lue lisää varmennekorteista Kanta.fi

 

 

 

Ota yhteyttä, jutellaan lisää


Kysyttävää? Autamme kaikissa mieltä askarruttavissa asioissa. 

Haluaisitko tutustua paremmin sosiaalihuollon kantaan tai ohjelmistoihimme?