Zeitgewinn ohne Entlastung? Wo die Digitalisierung in Pflege und Sozialwesen in Deutschland steht

Der Druck auf Pflege und Sozialwesen wächst: Während die Nachfrage nach hochwertiger, personenzentrierter Versorgung steigt, belasten Fachkräftemangel, administrative Anforderungen und komplexere Versorgungsbedarfe den Arbeitsalltag. Gleichzeitig ist die Digitalisierung in der Versorgung angekommen. Sie soll dort entlasten, wo manuelle Abläufe, aufwendige Dokumentation und wiederkehrende Aufgaben Zeit binden.

Digitalisierte Prozesse allein führen jedoch nicht automatisch zu spürbarer Entlastung. Häufig wird die eingesparte Zeit unmittelbar von neuen Aufgaben beansprucht. Die Trendstudie Pflege & Soziales 2026 untersucht, wo Organisationen bei der Digitalisierung stehen, in welchen Bereichen digitale Lösungen bereits Zeit sparen und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit sie zu einer höheren Versorgungsqualität, mehr Sicherheit und mehr Zeit für Menschen beitragen.

Für die Studie befragte das unabhängige Meinungsforschungsinstitut Civey 3.525 Fachkräfte in sieben europäischen Ländern, darunter 1.004 Befragte in Deutschland.

Drei von vier Fachkräften arbeiten unter hoher Belastung

Digitale Lösungen schaffen Freiräume, im Arbeitsalltag führen diese jedoch nicht automatisch zu mehr Zeit für die Versorgung. 79,1 % der Befragten in Deutschland berichten, dass die eingesparte Zeit unmittelbar von anderen Aufgaben beansprucht wird. Zugleich bewerten rund 77 % ihre tägliche Arbeitsbelastung als hoch oder sehr hoch. 43 % wenden jeden Tag mehr als eine Stunde für Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben auf.

Der Zeitgewinn ist messbar, die Entlastung bleibt begrenzt: Dokumentationsaufwand und zusätzliche Aufgaben binden weiterhin einen erheblichen Teil der verfügbaren Kapazitäten.

Mobile Dokumentation bleibt vielerorts ungenutzt 

Die digitale Dokumentation ist in Pflege und Sozialwesen noch nicht flächendeckend im Arbeitsalltag angekommen. Mehr als ein Drittel der Befragten in Deutschland nutzt keine Dokumentationssoftware. Mobile Anwendungen kommen noch seltener zum Einsatz: Im ambulanten Dienst arbeiten 55 % ohne mobile Lösung, im stationären Bereich sind es 61 %.

Gleichzeitig wird der Nutzen mobiler Dokumentation in beiden Bereichen ähnlich positiv bewertet. 67,3 % der Befragten im ambulanten Dienst und 68,9 % im stationären Bereich geben an, dass die Dokumentation über ein mobiles Endgerät bereits in hohem Maße zur Qualität der Dokumentation beiträgt und damit eine wichtige Grundlage für eine bessere Versorgungsqualität schafft.

Digitale Dienstplanung ist auch in großen Einrichtungen keine Selbstverständlichkeit 

Digitale Dienstplanung gehört noch nicht zum Standard. Insgesamt geben nur 48,9 % der Befragten an, eine entsprechende Software zu nutzen. Auch eine hohe Personalstärke führt nicht automatisch zu einer stärkeren Nutzung: Unter Befragten, die bei Arbeitgebern mit mindestens 250 Mitarbeitenden tätig sind, liegt der Anteil bei 47,7 %. Ein ähnliches Bild zeigt sich beim Versorgungsumfang. In Arbeitsbereichen, in denen 250 oder mehr Menschen betreut werden, nutzen 54,1 % eine digitale Dienstplanungssoftware. Damit arbeitet auch dort fast die Hälfte weiterhin ohne entsprechende Lösung.

Nur jede zweite Fachkraft fühlt sich auf KI vorbereitet 

 51 % der Befragten fühlen sich ausreichend befähigt, KI-gestützte Systeme im Berufsalltag einzusetzen. Zugleich unterscheidet sich die Einschätzung der bereits heute geleisteten Unterstützung je nach beruflicher Rolle: 65 % der Team- und Bereichsleitungen geben an, dass KI-gestützte Systeme bei komplexen Dokumentationsanforderungen in eher hohem Maße helfen. In Verwaltung, IT und Organisation sind es 30 %. Damit KI Fachkräfte im Alltag wirksam unterstützen kann, braucht es konkrete Anwendungsfälle, verständliche Systeme und eine Einführung, die an den Aufgaben und Vorkenntnissen der jeweiligen Berufsgruppen ansetzt. 

Fazit: Aus Zeitgewinn muss Entlastung werden

Die Trendstudie macht deutlich: Digitale Lösungen sparen bereits Zeit und haben das Potenzial, Fachkräfte so zu entlasten, dass mehr Raum für die Versorgung bleibt. Aktuell kommt die gewonnene Zeit jedoch nicht konstant bei den Fachkräften und den von ihnen betreuten Menschen an. Zusätzliche Aufgaben binden die freiwerdenden Kapazitäten häufig unmittelbar wieder, während fehlende Schulungen den sicheren und effizienten Einsatz digitaler Lösungen erschweren.

Was es daher jetzt braucht, ist nicht einfach mehr Digitalisierung. Gefragt sind vernetzte Lösungen, die mobil nutzbar sind und Fachkräfte dort unterstützen, wo Versorgung stattfindet. Mobile Anwendungen und digitale Assistenten können Dokumentation erleichtern, relevante Informationen bereitstellen und komplexe Arbeitsabläufe vereinfachen. Praxisnahe, auf die jeweiligen Berufsgruppen zugeschnittene Schulungen können Fachkräfte dazu befähigen, digitale Lösungen sicher einzusetzen und deren Nutzen im Arbeitsalltag auszuschöpfen.

Nur so kann Digitalisierung leisten, was Pflege und Sozialwesen dringend brauchen: nachhaltige Entlastung für die Fachkräfte und mehr Zeit für die Menschen, die auf ihre Unterstützung angewiesen sind.