Laadukkampaa asiakastietojen hallintaa, tehokkaammat ja selkeämmät prosessit, paremmat raportointimahdollisuudet ja helpotusta työntekijöiden arkeen myneva.nappulan avulla.
Toimiala: Avohuolto
Haasteet: Asiakastietojen hallinta, asiakastiedon laatu, tietojen seuranta ja raportointi
Ratkaisu: myneva.nappula
Tulokset: Laadukkampaa asiakastietojen hallintaa, tehokkaammat ja selkeämmät prosessit, paremmat raportointimahdollisuudet ja helpotusta työntekijöiden arkeen
Avosylin yhtymään kuuluu kolme yritystä: Neljä Astetta Oy, Perhehoitokumppanit Suomessa Oy ja Pallo-kodit Oy. Yhtymä tuottaa lastensuojelun, avohuollon sekä sijaishuollon palveluita. Neljä Astetta Oy tuottaa avohuollon palveluita.
Avosylin yhtymässä työskentelee noin 250 työntekijää, ja pelkästään Neljä Astetta Oy:n avohuollon palveluissa on vuosittain noin tuhat asiakasta.
Jukka Sihlman toimii erityisasiantuntijana Avosylin yhtymässä. Hän vastaa Nappulan pääkäyttäjänä järjestelmän toimivuudesta, kehittämisestä ja koulutuksesta kaikkien Avosylin yhtymään kuuluvien kolmen yrityksen osalta. Laajassa roolissaan hän on nähnyt, miten myneva.nappula on tuonut arkeen vakautta, tehokkuutta ja selkeyttä ja miten järjestelmä on kehittynyt vuosien varrella asiakkaiden tarpeiden mukana.
Ennen myneva.nappulan käyttöönottoa vuonna 2016 Neljä Astetta Oy:llä ei ollut käytössään varsinaista kattavaa asiakastietojärjestelmää. Aikaisempi järjestelmä ei tukenut tehokasta tai laadukasta tiedonhallintaa eikä tarjonnut riittäviä mahdollisuuksia asiakastiedon seurantaan.
"Sanoisin, että myneva.nappula on ensimmäinen kunnollinen asiakastietojärjestelmä, joka meillä on ollut käytössä”, Sihlman sanoo.
Nappula toi ensimmäistä kertaa yhtenäisen, kattavan ja luotettavan asiakastietojärjestelmän koko organisaation käyttöön.
Erityisasiantuntija, Avosylin yhtymä
"Sanoisin, että myneva.nappula on ensimmäinen kunnollinen asiakastietojärjestelmä, joka meillä on ollut käytössä”
Nappula otettiin käyttöön Neljä Astetta Oy:ssä vuonna 2016. Käyttöönotto ja koulutus sujuivat hyvin ja Sihlmanin mukaan järjestelmän käyttöönottovaiheessa tukea oli mynevan puolelta hyvin tarjolla. Käyttöönoton jälkeen Nappula osoittautui nopeasti vakaaksi ja kattavaksi järjestelmäksi.
“Nappulan etu oli erityisesti se, että pystyimme itse perehtymään järjestelmään ja muokkaamaan sitä vastaamaan meidän omia tarpeitamme. Huomasimme, että järjestelmässä oli paljon sellaisia toimintoja, jotka helpottavat meidän päivittäistä työtä. Nappula on varma järjestelmä, joka on toiminut meillä hyvin”, Sihlman sanoo. Järjestelmä on toiminut vuodesta toiseen jouhevasti ilman pidempiä käyttökatkoja.
Sihlmanin mukaan henkilöstö on ottanut järjestelmän vastaan myönteisesti ja uudet työntekijät ovatkin usein käyttäneet Nappulaa aiemmissa työpaikoissaan. Erityisesti järjestelmän toimivuus, selkeys sekä helppokäyttöisyys ovat saaneet kiitosta työntekijöiltä.
Nappulan käytön myötä Sihlman kuvailee myös asiakaskokemuksen parantuneen. Raportit ja kuukausikoosteet ovat yhtenäisiä ja ammattimaisen näköisiä. Selkeä käyttöliittymä, kirjaamisen helppous ja yhdenmukaiset raportit parantavat sekä työn mielekkyyttä että asiakaskokemusta.
Sihlman pitää Nappula-asiakastietojärjestelmää kaiken kaikkiaan helppokäyttöisenä ja selkeänä järjestelmänä. "Nappulan graafinen ilme on selkeä ja järjestelmä on simppeli käyttää. Tarvittavat tiedot löytyvät helposti ilman, että täytyy avata useita välilehtiä”, Sihlman kertoo. Nappula sujuvoittaa työntekijöiden päivittäistä työtä ja nopeuttaa oikean tiedon löytämistä.
Yhtenäisen ja helppokäyttöisen järjestelmän käyttöönoton myötä kirjaaminen ja raportointi ovat tehostuneet. “Erityisesti avohuollon puolella hyödytään siitä, että tapaamisten ja palvelujen kirjaaminen tapahtuu samanaikaisesti, jolloin myös laskutusta voidaan seurata reaaliaikaisesti”, Sihlman kuvailee.
Yhdessä mynevan kanssa järjestelmään on saatu kehitettyä Neljä Astetta Oy:n tarpeisiin sopivia ratkaisuja. Organisaatio on hyödyntänyt järjestelmää aktiivisesti esimerkiksi tiedolla johtamiseen ja rakentanut sen avulla seurantaratkaisuja, jotka tukevat palvelujen kehittämistä erinomaisesti. Lomaketoiminnallisuuden avulla saadaan tietoa esimerkiksi päättyneistä ja uusista asiakkuuksista ja eri palvelujen asiakasmääristä.
Sihlmanin mukaan yhteistyö mynevan kanssa on sujunut hyvin ja järjestelmän kehitysehdotukset on otettu myönteisesti vastaan. Palautetta kuunnellaan ja suurin osa toiveista avohuollon puolella on myös saatu toteutettua. Myös asiakastuki ja tikettijärjestelmä ovat toimineet Sihlmanin mukaan moitteitta. Ongelmatilanteissa viestintä mynevan tiimin kanssa on aina ollut nopeaa ja sujuvaa.
Tulevaisuudessa Neljä Astetta Oy näkee paljon mahdollisuuksia digitalisaation kehittämisessä ja tekoälyn hyödyntämisessä. Heidän tulevaisuuden tavoitteitaan tukisi erityisesti entistä monipuolisempi mobiilikäyttö ja toiveena olisikin, että perhetyöntekijät voisivat hoitaa kaikki päivittäiset työtehtävät myös mobiilia käyttäen. Päivittäistä työtä tukisi myös järjestelmään sisäänrakennettu, tietoturvallinen saneluominaisuus sekä tekoälyn hyödyntäminen raportoinnissa ja kirjauksissa.
Erityisasiantuntija, Avosylin yhtymä
“Suosittelisin Nappulaa vahvasti muille alalla toimiville. myneva.nappula on selkeä järjestelmä, jota on yksinkertainen käyttää. Avohuollon palveluissa se toimii työntekijän näkökulmasta erinomaisesti.”
Neljä Astetta Oy:n ja mynevan yhteinen tarina osoittaa, miten pitkäjänteinen kumppanuus ja aktiivinen kehitystyö voivat tehdä asiakastietojärjestelmästä aidosti arkea helpottavan työkalun. Sihlman suosittelisikin järjestelmää mielellään myös muille alalla toimiville.
Erityisasiantuntija kiteyttää kokemuksensa Nappula-järjestelmästä näin:
“Suosittelisin Nappulaa vahvasti muille alalla toimiville. myneva.nappula on selkeä järjestelmä, jota on yksinkertainen käyttää. Avohuollon palveluissa se toimii työntekijän näkökulmasta erinomaisesti.”
Ota yhteyttä!
