Weniger Verwaltung, mehr Zeit für Betreuung: Das Potenzial digitaler Assistenten im Sozialwesen

Über unseren Experten  

Dieter Weisshaar ist CEO der myneva Group. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Führungserfahrung in internationalen Technologie- und Softwareunternehmen und begleitet seit vielen Jahren digitale Transformationsprozesse. Dabei verbindet er strategische Unternehmensführung mit einem tiefen Verständnis dafür, wie digitale Technologien Prozesse vereinfachen und Menschen im Arbeitsalltag entlasten.

Mit welchen Herausforderungen sind soziale Einrichtungen heute konfrontiert?  

Soziale Einrichtungen stehen heute unter hohem Druck.  Zum einen steigt der Kostendruck, der sich auch in der gesellschaftlichen Diskussion um die Pflegekosten widerspiegelt. Zum anderen verschärft sich der Fachkräftemangel. Gleichzeitig nehmen Dokumentationspflichten und regulatorische Anforderungen kontinuierlich zu. Besonders im Arbeitsalltag von Fachkräften zeigt sich die Belastung deutlich. Ein erheblicher Teil ihrer Arbeitszeit (bis zu 35 %) entfällt heute auf Dokumentation und Verwaltung. Informationen werden teilweise immer noch handschriftlich notiert und später am PC übertragen, was nicht nur die Fehleranfälligkeit erhöht, sondern Zeit kostet, die in der direkten Betreuung von Klientinnen und Klienten fehlt.

Hinzu kommt eine zunehmende Komplexität der Prozess- und Systemlandschaften. Viele Einrichtungen arbeiten mit unterschiedlichen Anwendungen, Medienbrüchen und manuellen Zwischenschritten. Dadurch entstehen zusätzliche Aufwände, die Fachkräfte von ihrer eigentlichen Aufgabe abhalten. Der demografischen Wandel verschärft diese Entwicklung zusätzlich. Immer mehr Menschen benötigen Unterstützung, während gleichzeitig weniger Fachkräfte zur Verfügung stehen. Für Einrichtungen bedeutet das: Um die Qualität von Betreuung langfristig zu sichern, müssen bestehende Prozesse effizienter gestaltet werden, damit Fachkräfte entlastet werden und wieder mehr Zeit für die Versorgung bleibt. 

„Bei einer Acht-Stunden-Schicht fallen rund zweieinhalb Stunden für Dokumentation und Administration an – das ist Zeit, die für die Betreuung fehlt.“

Dieter Weisshaar

Wo liegt das größte Potenzial für Entlastung im Arbeitsalltag?

Das größte Potenzial für Entlastung liegt dort, wo heute besonders viel Zeit verloren geht: in der Dokumentation. Ein großer Teil der Arbeitszeit entfällt weiterhin auf manuelle Dokumentation, doppelte Datenerfassung und administrative Tätigkeiten.

Integrierte Spracheingabe und KI-gestützte Assistenzsysteme können hier gezielt entlasten. Berichte und Maßnahmen lassen sich direkt während der Betreuung per Sprache erfassen, notwendige Formulare vorausgefüllt prozessieren und unmittelbar in die bestehenden Prozesse übernehmen. Dadurch entfallen Wege zum PC und nachträgliche Übertragungen, sodass mehr Zeit für die direkte Arbeit mit Menschen bleibt.

Auch die digitale Einbindung von Angehörigen bietet großes Entlastungspotenzial. Wenn Angehörige beispielsweise Termine selbstständig einsehen und koordinieren können oder Zugriff auf relevante Abrechnungs-, Gesundheits- und Vitaldaten erhalten, werden Rückfragen reduziert, die Transparenz erhöht und Unterbrechungen im Betreuungsalltag minimiert.

Weitere Potenziale bestehen in Verwaltungs- und Aufnahmeprozessen. In vielen Einrichtungen werden Informationen immer noch manuell in die Systeme übertragen. Durch das automatische Auslesen von Faxen, handschriftlichen Dokumenten und Arztbriefen lassen sich viele dieser Schritte heute weitgehend automatisieren. Mitarbeitende müssen Informationen dadurch nicht mehr vollständig manuell erfassen, sondern vor allem prüfen und ergänzen. Die Strukturierte Informations-Sammlung (SIS) kann bereits vorgeschlagen und ergänzt werden. In Aufnahmeprozessen kann der Zeitaufwand  so von fünf Stunden auf etwa eine Stunde reduziert werden.

Diese Potenziale betreffen nicht nur die Pflege, sondern ebenso die Eingliederungshilfe, die Kinder- und Jugendhilfe oder andere Bereiche des Sozialwesens. Überall dort, wo Fachkräfte dokumentieren, koordinieren und organisieren müssen, können digitale Assistenten wertvolle Unterstützung leisten. 

Was versteht myneva unter digitalen Assistenten?

myneva spricht bewusst von digitalen Assistenten, weil es nicht nur um die Digitalisierung einzelner Prozesse geht. Digitale Assistenz soll Fachkräfte aktiv im Arbeitsalltag unterstützen – genau dort, wo komplexe Abläufe zusätzlichen Aufwand verursachen. Sie kann vorschlagen erinnern, oder zusammenfassen, aber der Mensch hat immer das letzte Wort und diese Fachexpertise ist wichtig.

Mit mobilen Anwendungen und integrierter Spracheingabe können Mitarbeitende Maßnahmen oder Beobachtungen direkt während der Betreuung erfassen. Digitale Assistenten gehen jedoch einen Schritt weiter: Sie geben Orientierung, erinnern an notwendige Prozessschritte und weisen auf fehlende Informationen oder Maßnahmen hin. Der Unterschied zur klassischen Software besteht darin, dass digitale Assistenten nicht nur Informationen erfassen. Sie unterstützen aktiv bei der Durchführung von Prozessen und helfen dabei, Aufgaben effizienter zu erledigen.

Auch im ambulanten Bereich kann digitale Assistenz unterstützen. Ändert sich beispielsweise eine Tour kurzfristig, informiert der digitale Assistent über die Anpassung und weist auf wichtige Informationen zum nächsten Einsatz hin. In der komplexen Schicht- und Tourenplanung werden digitale Assistenten deutlich bessere Ergebnisse entlang von Wünschen der Mitarbeitenden erzielen. Die fachliche Entscheidung bleibt dabei immer bei den Mitarbeitenden. Digitale Assistenz soll kein Ersatz für Fachkräfte sein, sondern ein Werkzeug, das Orientierung gibt, Abläufe vereinfacht und Menschen in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. 

„Ein digitaler Assistent soll Fachkräfte optimal bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen – wie ein Begleiter, der immer da ist und hilft, einen guten Job zu machen."

Dieter Weisshaar

Warum reichen isolierte Einzellösungen nicht aus?

Viele Einrichtungen nutzen heute bereits digitale Anwendungen. Dennoch entsteht im Arbeitsalltag häufig zusätzlicher Aufwand, weil einzelne Lösungen nicht ausreichend miteinander verbunden sind. Informationen müssen mehrfach erfasst oder zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden. Dadurch entstehen unnötige Medienbrüche und komplexe Prozesse.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Spracheingabe. Vielen Sprachen zu erkennen ist heute technisch keine Besonderheit mehr. Entscheidend ist jedoch, was danach passiert: Wenn bei einer Wundversorgung oder einem Sturz zusätzliche Dokumentation erforderlich ist, müssen die entsprechenden Prozessschritte automatisch angestoßen werden. Dafür reichen isolierte Einzellösungen oft nicht aus. Wirkliche Entlastung entsteht erst dann, wenn digitale Assistenz direkt in die Kernprozesse eingebunden ist. Informationen werden dann nicht nachträglich übertragen oder ergänzt, sondern fließen unmittelbar in die bestehenden Abläufe ein.

Wenn eine Fachkraft beispielsweise einen Vorfall per Spracheingabe dokumentiert, können automatisch die erforderlichen Folgeprozesse, Benachrichtigungen oder Dokumentationspflichten ausgelöst werden. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer isolierten Einzellösung und einer integrierten Plattform.

Deshalb verfolgt myneva eine Plattformstrategie mit tief integrierten digitalen Assistenten. Prozesse und Systeme greifen direkt ineinander, sodass Informationen nicht mehrfach erfasst oder manuell ergänzt werden müssen. Das spart Zeit und reduziert administrativen Aufwand für Fachkräfte erheblich.

Was bedeutet verantwortungsvoller KI-Einsatz im Sozialwesen?

Gerade im Sozialwesen sind Vertrauen, Datenschutz und Sicherheit von zentraler Bedeutung. Für myneva geht verantwortungsvoller KI-Einsatz deshalb über klassischen Datenschutz hinaus. Wir unterscheiden zwischen Datenschutz, Datensicherheit und Datensouveränität. Datenschutz und Datensicherheit schützen sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff. Datensouveränität bedeutet, dass Einrichtungen und Ihre Klientinnen und Klienten selbst entscheiden, wer auf ihre Daten zugreifen darf und wie diese genutzt werden.

Das ist besonders relevant, weil moderne KI-Systeme auf Daten zum Lernen angewiesen sind. Viele internationale Dienste verarbeiten Daten auf Plattformen außerhalb Europas, wodurch sich nicht immer sicherstellen lässt, dass Informationen geschützt bleiben und nicht für fremde Zwecke verwendet werden. Gerade bei Gesundheits- und Pflegedaten ist das allerdings entscheidend.

myneva verfolgt deshalb den Ansatz, Services auf eigenen Plattformen in Europa bereitzustellen und so zu gestalten, dass Dritte keinen unberechtigten Zugriff auf Daten haben. Einrichtungen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und entscheiden selbst, ob Informationen beispielsweise mit Ärztinnen und Ärzten oder anderen Beteiligten geteilt werden. 

„Wir müssen Fachkräften helfen, dass sie wieder Fachkräfte sein können und nicht Verwaltungsangestellte.“

Dieter Weisshaar

Wie verändert digitale Assistenz langfristig den Arbeitsalltag?

Digitale Assistenz schafft Entlastung, indem sie Dokumentation und Verwaltungsaufgaben vereinfacht und den damit verbundenen Aufwand reduziert. Ziel ist es dabei nicht, Fachpersonal durch Technologie zu ersetzen, sondern ihnen Freiräume zurückzugeben. Wenn weniger Zeit für administrative Tätigkeiten aufgewendet werden muss, bleibt mehr Raum für das, weshalb viele Fachkräfte ihren Beruf gewählt haben: die Arbeit mit Menschen und eine qualitativ hochwertige Betreuung.

Interaktion mit digitalen Assistenten ist einfach, man stellt Fragen und bekommt Antworten, man tut etwas und bekommt Hinweise und Erinnerungen, eine Übergabe kann automatisch erstellt werden, ein Bericht wird als Frage gestellt und der Bericht wird vom Assistenten erzeugt.

Gleichzeitig wird digitale Assistenz die fachliche Expertise von Mitarbeitenden nicht ersetzen. Angesichts des steigenden Bedarfs an Unterstützungs-, Pflege- und Betreuungsleistungen bleibt qualifiziertes Fachpersonal unverzichtbar. Vielmehr geht es darum, notwendige Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben so einfach wie möglich zu gestalten, damit Fachkräfte ihre Kompetenz dort einbringen können, wo sie am meisten gebraucht wird – in der direkten Arbeit mit Menschen.

Damit wird digitale Assistenz nicht zum Ersatz menschlicher Arbeit, sondern zum wichtigen Baustein einer zukunftsfähigen Versorgung. Die Finanzierung von digitaler Assistenz muss über zukünftig Personalersatzanerkennung oder Fördermaßnahmen möglich sein und damit ermöglichen wir den Einrichtungen auch die Umsetzung dieser Vorhaben.

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Erfahren Sie jetzt, wie digitale Assistenz Dokumentationsaufwand reduziert, Prozesse vereinfacht und Fachkräften mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit verschafft.