Im ambulanten Pflegedienst stellt die tägliche Tourenplanung das organisatorische Rückgrat dar. Bei ihrer Erstellung sind zahlreiche Faktoren zu beachten – von den Pflegebedarfen der Klientinnen und Klienten über Qualifikationen und Verfügbarkeiten der Pflegekräfte bis zur effizienten Routenplanung. Bei dieser komplexen organisatorischen Aufgabe bieten digitale Lösungen eine große Unterstützung: Eine softwaregestützte Planung von Personaleinsatz, Diensten, Touren sowie der anschließenden Leistungserfassung erleichtert es Pflegedienstleitungen, den Überblick zu behalten und auch bei kurzfristigen Änderungen schnell zu reagieren.
In diesem Artikel lesen Sie, welchen Beitrag die digitale Touren- und Dienstplanung und Leistungserfassung zur Vereinfachung des Alltags in der ambulanten Pflege leisten kann.
Was bedeutet digitale Tourenplanung in der ambulanten Pflege?
Immer mehr Menschen werden von ambulanten Pflegediensten zu Hause versorgt. Damit Pflegedienste dem wachsenden Bedarf entsprechen und gleichzeitig eine hohe Pflegequalität sicherstellen können, werden zunehmend digitale Lösungen eingesetzt. Bei der computergestützten digitalen Tourenplanung lassen sich Einsatzorte, Routen und Arbeitszeiten von Pflegekräften mithilfe spezialisierter Software organisieren.
So unterstützt die digitale Tourenplanung im täglichen Ablauf:
- Wichtige Parameter wie Pflegebedarfe, Qualifikationen und Fahrzeiten fließen automatisch in die Planung ein
- Zahlreiche Funktionen wie z.B. automatische Wiederholungen vereinfachen die tägliche Routenplanung
- Navigationsfunktionen planen die jeweils schnellste Route und berücksichtigen Verkehrsereignisse
- Alle Patienteninformationen stehen jederzeit digital zur Verfügung
- Bei Notfällen, Personalausfällen und Planänderungen kann schnell und effizient reagiert werden
- Flüssigere Abläufe sparen Zeit und tragen zum Wohl der Klientinnen und Klienten bei
Tourenplanung im Pflegealltag
Die tägliche Tourenplanung in der ambulanten Pflege wird durch die Pflegedienstleitung erstellt. Sie sorgt dafür, dass pflegebedürftige Personen rechtzeitig, fachgerecht und umfassend versorgt werden können.
Der Prozess der Tourenplanung umfasst vier Phasen:
- Vorplanung: Erfassung aller Rahmenbedingungen wie Bedarfe und verordnete Leistungen der pflegebedürftigen Personen, zeitliche Vorgaben (beispielsweise bei Medikamentengaben), Qualifikationen und Verfügbarkeit der Pflegekräfte und effiziente Routen für möglichst kurze Fahrzeiten.
- Morgenplanung: Die Morgenplanung strukturiert den gesamten Tagesablauf, sichert die Versorgung der Klientinnen und Klienten und fängt kurzfristige Personalausfälle ab.
- Verlauf der Tour: Die Pflegekräfte fahren die geplanten Besuche ab. Anschließend werden Vitalwerte, erfolgte Maßnahmen und eventuelle Besonderheiten dokumentiert, idealerweise digital direkt am Einsatzort.
- Änderungsmanagement: Nicht immer verlaufen alle Touren nach Plan. Notfälle oder Krankmeldungen können zu Verschiebungen oder zur Umverteilung nachfolgender Einsätze führen.
Bei derart komplexen Abläufen liegt es nahe, dass eine manuelle Planung zu einem höheren Organisationsaufwand führen kann. Werden beispielsweise kurzfristige Vertretungen über verschiedene Medien wie Chats, Excel-Dateien und gedruckte Listen organisiert, kostet jede Änderung zusätzliche Zeit.
Dienst- und Tourenplanung in der Pflege sind eng verknüpft
Die Planung in der ambulanten Pflege besteht aus den zwei Komponenten Dienstplanung (auch Personaleinsatz- oder Schichtplanung) und Tourenplanung und -zuweisung. Beide Planungen müssen etliche Anforderungen berücksichtigen und sind eng miteinander verbunden.
Ein Planungsbeispiel in der Praxis: Die Pflegedienstleitung erstellt eine optimale Vormittagstour für 8 pflegebedürftige Personen in einem Ort (Tourenplanung). Danach schaut sie in den Dienstplan und teilt diese Tour einer Pflegefachkraft zu, die die entsprechende Qualifikation für diese Klientinnen und Klienten aufweist (Touren-Zuweisung).
| Nr. | Anforderungen | Dienstplanung – Wer & Wann? | Tourenplanung und -zuweisung – Was, Wo & Wer? |
|---|---|---|---|
| 1. | Verfügbarkeit | Welche Pflegekräfte werden an welchem Tag in welcher Schicht eingesetzt? | Welche Pflegekraft besucht welche Klientinnen und Klienten in welcher Reihenfolge? |
| 2. | Qualifikation | Sorgt dafür, dass in jeder Schicht Pflegekräfte mit den benötigten Qualifikationen vorhanden sind. | Weist die Termine den entsprechend qualifizierten Pflegekräften zu, z. B. nach Pflegegrad. |
| 3. | Offene Dienste | Bei offenen Diensten wurden beispielsweise zu wenig Pflegekräfte für eine bestimmte Schicht eingeteilt. | Damit fehlen diese bei der Tourenplanung, die nun Besuche umverteilt, Termine verschiebt oder Fahrtzeiten anpasst. |
| 4. | Krankmeldungen und kurzfristige Vertretungen | Aktiviert schnell eine Vertretung, falls sich eine Pflegekraft krank meldet. | Prüft, ob die Qualifikationen der Vertretung passen, plant Touren um oder verteilt die Termine auf bestehende Touren, falls kein Ersatz gefunden wird. |
| 5. | Gesetzliche und tarifliche Rahmenbedingungen | Gesetze wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regeln Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten. Sie müssen bei Dienst- und Tourenplanung berücksichtigt werden. | |
Mobile Leistungserfassung direkt auf der Tour
Eine digitale Leistungserfassung ermöglicht es Pflegekräften, wichtige Daten wie erbrachte Leistungen, erfolgte Maßnahmen und die benötigte Zeit einfach und schnell direkt vor Ort auf einem Smartphone oder Tablet mobil zu erfassen.
6 Vorteile der digitalen Leistungserfassung vor Ort:
- Ein durchgängiger digitaler Prozess für die Dokumentation geplanter und tatsächlich erbrachter Leistungen
- Zeitersparnis und Fehlerverringerung durch das Wegfallen des Übertragens zwischen verschiedenen Medien
- Schnelle Anpassung der Touren bei Änderungen dank direkter Datenübertragung
- Stets aktuelle Daten für Pflegekräfte, Leitung und Verwaltung
- Einfache Übergabe an Folgeprozesse wie Abrechnung (abhängig von der eingesetzten Software)
- Mehr Zeit für den Menschen durch effizientere Planung
Worauf sollten Sie bei der Wahl einer Software für die Tourenplanung achten?
Bei der Auswahl einer geeigneten Software für die Tourenplanung in der ambulanten Pflege gibt es zahlreiche individuelle Punkte zu berücksichtigen. Um eine echte Entlastung im Tagesgeschäft zu ermöglichen, sollte sie möglichst genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.
Die wichtigsten Kriterien bei der Software-Wahl:
- Individuelle Konfiguration unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben
- Integration in bestehende digitale Prozesse
- Umfassender Support bei der Einführung und im praktischen Einsatz
- Berücksichtigung wichtiger Parameter wie Einsatzorte, Aufgaben, Routen, Qualifikationen und Arbeitszeiten
- Mobile Verfügbarkeit jederzeit und an jedem Ort, evtl. plus Offline-Modus
- Leistungs- und Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet
- Einfache Bedienung mit Funktionen wie Spracherfassung
Digitale Tourenplanung mit myneva.go-on
myneva.go-on ist eine Softwarelösung für unterschiedliche Bereiche im Sozialwesen, darunter ambulante Pflegedienste. Zusammen mit angebundenen Anwendungen unterstützt sie die tägliche Organisation – von der Tourenplanung über die Erfassung von Leistungen und Assistenzleistungen bis zur Zeiterfassung. So lassen sich Einsätze und Leistungen besser aufeinander abstimmen und Abläufe im Pflegealltag vereinfachen.
Über eine mobile Applikation können Mitarbeitende direkt per Spracheingabe am Einsatzort dokumentieren. Relevante Informationen werden unmittelbar festgehalten, wodurch sich der Aufwand für die nachträgliche Dokumentation reduziert.
Der modulare Aufbau ermöglicht es, Funktionen einzeln, gemeinsam oder schrittweise einzuführen. Einrichtungen können mit den Modulen starten, die sie aktuell benötigen, und die Lösung passend zu ihren Anforderungen erweitern.
Fazit
Mit digitaler Unterstützung lassen sich die Tourenplanung und weitere komplexe organisatorische Aufgaben wie Dienstplanung, Personaleinsatz und mobile Leistungserfassung effizient planen und miteinander verbinden. Eine softwaregestützte Planung kann dazu beitragen, Zeit zu sparen, eine hohe Pflegequalität zu sichern und die Zufriedenheit von Klientinnen und Klienten sowie Mitarbeitenden zu steigern.
Die Nutzung einer modernen Software-Lösung wird besonders dann relevant, wenn der Alltag durch Herausforderungen wie mehrere parallele Touren, häufige Änderungen, Medienbrüche oder doppelte Datenerfassung erschwert wird. Digitale Lösungen können manuelle Arbeitsabläufe hier stark vereinfachen und mehr Zeit für die Menschen schaffen – für pflegebedürftige Personen wie für Mitarbeitende.
FAQ
- Was ist digitale Tourenplanung in der ambulanten Pflege?
Digitale Tourenplanung ist die Erstellung von Touren mit Unterstützung durch eine spezielle Software-Lösung. Diese berücksichtigt alle relevanten Parameter wie Einsatzorte, Aufgaben, Routen, Qualifikationen und Arbeitszeiten von Mitarbeitenden und reagiert schnell auf kurzfristige Änderungen.
- Was ist der Unterschied zwischen Tourenplanung und mobiler Leistungserfassung?
In der Tourenplanung werden die Einsätze festgelegt, während die mobile Leistungserfassung dokumentiert, welche Maßnahmen während der Einsätze tatsächlich durchgeführt wurden. Eine integrierte Lösung verbindet beide Elemente und stellt die erlangten Informationen für weitere administrative Prozesse bereit.
- Was wird für mobile Leistungserfassung benötigt?
Je nach System sind ein geeignetes Smartphone oder Tablet, eine mobile Datenverbindung, Benutzerzugänge und eine Anbindung an das jeweilige System erforderlich.
- Ab welcher Größe lohnt sich der Einsatz einer Software zur Tourenplanung für einen Pflegedienst?
Die Nutzung einer Software-Lösung kann bei Anforderungen wie komplexen Tourenplanungen, häufigen Änderungen, hohem Abstimmungsaufwand oder doppelter Datenerfassung eine wertvolle Unterstützung leisten, unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden oder der Größe der Organisation.
