Zeitraubende Dokumentation in der Pflege: Hintergründe und Lösungen

Was schätzen Sie: Wie viel Zeit wendet Ihr Pflegepersonal pro Woche für die Dokumentation auf? 5 Stunden, 8 Stunden oder noch mehr? In einer Nuance-Studie wollten Forschende genau wissen, wie viel Prozent der Arbeitszeit auf das Schreiben und Sichten von Dokumenten entfällt. Das Ergebnis: Die befragten Klinikmitarbeitenden verbrachten ein Drittel ihrer Zeit mit Dokumentationsaufgaben. 

Übertragen auf einen Pflegedienst wären das bei einer Regelarbeitszeit von 40 Stunden gute 13 Stunden. 13 Stunden Dokumentationsaufwand – das klingt nicht nur viel, das ist es auch. Diese Zahl zeigt, wie wenig effizient die Pflegedokumentation oft organisiert ist. In Zeiten von Fachkräftemangel und hohen Kosten kann es sich kein Pflegedienst mehr leisten, wertvolle Arbeitszeit durch zeitraubende Dokumentation zu verlieren. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, warum die Dokumentation für Pflegekräfte oft so zeitaufwändig ist und wie technologische Lösungen den Aufwand deutlich reduzieren.

Warum ist Dokumentation in der Pflege so zeitraubend?

Die Pflegedokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der Pflege. Sie beinhaltet eine detaillierte Übersicht sowie Auflistung aller Pflegemaßnahmen und hält Erfolge und Fehlschläge im Umgang und in der Behandlung der Pflegebedürftigen fest. Ohne diese umfassende Dokumentation wäre ein Qualitätsmanagement nicht möglich.

Auch die Kommunikation zwischen den Beteiligten basiert zu einem großen Teil auf der schriftlichen Dokumentation: Jede Handlung wird festgehalten, sodass relevante Personen jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informiert sind. Die Dokumentation dient auch der Selbstreflexion – ähnlich einem Spiegel, in dem die Pflegekräfte den Kontakt mit den Klienten oder Klientinnen noch einmal Revue passieren lassen. So können Pflegefehler vermieden werden. 

Keine Frage: Pflegedokumentation ist unverzichtbar. Sie muss zum Wohl aller erstellt, geführt und gelesen werden. Dennoch ist sie oft ein unbeliebter Punkt im Tagesverlauf einer Pflegekraft und Stein des Anstoßes für viele Verantwortliche in der Pflege. Denn die Pflegedokumentation ist in den meisten Fällen ein fehleranfällige, belastende und mühsame Tätigkeit. Das hat mehrere Gründe:

1. Umfangreiche Anforderungen an die Dokumentation

„Ich muss bei der Dokumentation auf sehr viele Dinge achten – das kostet Zeit.“

Die Pflegedokumentation muss umfassend sein, um die Qualität der Patientenversorgung zu sichern und die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Inhaltlich sind die Pflegenden gefordert, eine Vielzahl von Aspekten zu dokumentieren, die von medizinischen Maßnahmen bis hin zu administrativen Vorgängen reichen. Ziel ist es, dass andere Personen nachvollziehen können, welche Entscheidungen getroffen und welche Ressourcen eingesetzt wurden. Die Dokumentation sollte daher hohe Ansprüche an Verständlichkeit und Standardisierung erfüllen und mehr als eine interne Gedächtnisstütze sein.

Darüber hinaus muss die Dokumentation den Standards der Datensicherheit und des Datenschutzes genügen, was zusätzliche Sorgfalt, Arbeitsschritte und Kontrollen erfordert. Die im Dokumentationssystem gesammelten Daten müssen gemäß den Datenschutzbestimmungen der EU, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sicher gespeichert werden. Die Daten dürfen nicht in unbefugte Hände gelangen. Gleichzeitig müssen die Klienten und Klientinnen umfassend über den Speicherort und die Art der Datenverarbeitung informiert werden.

2. Manuelle Dokumentation in heterogenen Systemen

„Ich schreibe jedes Wort von Hand.“

In vielen Pflegeeinrichtungen erfolgt die Dokumentation noch manuell auf Papier oder in veralteten elektronischen Systemen. Die manuelle Eingabe von Informationen kostet Zeit, die dann in der direkten Patientenversorgung fehlt. In gar nicht wenigen Pflegediensten sind zudem noch unterschiedliche Dokumentationssysteme im Einsatz, die nicht immer gut miteinander integriert sind. Doppelarbeit, Verwirrung und ineffiziente Datenübermittlung sind die Folge.

3. Sich wiederholende Aufgaben

„Ich verliere Zeit, weil ich dieselben Daten in unterschiedliche Formulare und Protokolle eingeben muss.“

Das Pflegepersonal muss häufig ähnliche Informationen regelmäßig aktualisieren und wiederholen. Dies kann redundant und zeitaufwändig sein, da viele Informationen in verschiedenen Dokumenten festgehalten werden müssen. Ein typisches Beispiel für wiederholte Dokumentation in der Pflege ist die regelmäßige Erfassung von Vitalparametern wie Blutdruck, Puls und Temperatur. Diese müssen dann z. B. im Pflegebericht, in der Dokumentation der Medikamentengabe und im Notfallprotokoll gesondert aufgeführt werden.

4. Echtzeitdokumentation unter hohem Arbeitsdruck

„Die Zeit, die ich nach dem Termin im Auto mit der Dokumentation verbringe, würde ich lieber meinen Klienten und Klientinnen widmen.“

Pflegekräfte folgen einem straffen Zeitplan, der ihnen zwischen den Pflegebedürftigen nur wenig Zeit lässt. In dieser Zeit muss der Weg zurückgelegt, die notwendigen Arbeitsmittel geholt und eben auch die Dokumentation erledigt werden. Bei der Dokumentation an einem festen PC-Arbeitsplatz müssen die Pflegekräfte jedes Mal dorthin zurückkehren. Für sie ist das oft Stress pur.

Gerade die Dokumentation in Echtzeit während oder kurz nach der Versorgung der Klienten oder Klientinnen wird als zusätzliche Belastung empfunden. Sie reißt die Pflegekräfte aus ihrer pflegerischen Tätigkeit und zwingt sie, sich immer wieder mit den bürokratischen Anforderungen der Dokumentation auseinanderzusetzen.

5. Mangelnde Schulung

„Die Software funktioniert einfach nicht richtig. Sie macht nie, was ich möchte!“

Das Pflegepersonal ist oft nicht ausreichend im Umgang mit den entsprechenden Dokumentationssystemen geschult. Sie kämpfen mit der Technik, erfinden manuelle Workarounds und verlieren dabei viel Zeit. Der Dokumentationsprozess wird generell verlangsamt und die Qualität der Dokumentation nimmt ab.

Der Trend zur Zeitarbeit in der Pflege verstärkt diese Problematik. Pflegekräfte arbeiten dann wochenweise in verschiedenen Pflegediensten. Wenn immer wieder neues Personal in bestehende Routinen und Systeme integriert werden muss, ist es schwierig, einen hohen Ausbildungsstandard zu halten.

Effiziente Pflegedokumentation mit myneva-Software

Die Implikationen der zeitaufwendigen Dokumentation für die Pflegedienstleitung im Pflegedienst sind gravierend: Die Zeit, die für die Betreuung zur Verfügung steht, sinkt. Darunter kann die Pflegequalität leiden. Auch die Mitarbeitendenzufriedenheit sinkt, was die Bindung von gutem Personal erschwert. 

Eine effiziente Pflegedokumentation hingegen steigert die Effizienz der sozialen Einrichtung und wirkt sich auch positiv auf die Finanzen aus. Wie lässt sich das erreichen? Mit moderner Software, die alle genannten Probleme sinnvoll löst.

mynevas Dokumentationssoftware

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