Mehr Zeit für Menschen – mit KI-Unterstützung zu einem effizienteren Aufnahme- und Belegungsmanagement

Über unseren Experten:  

Dylan Hayward ist Mitgründer und Geschäftsführer von CareMates. Gemeinsam mit seinem Team entwickelt er eine KI-unterstützte Software für das digitale Anfrage- und Belegungsmanagement und spart damit bis zu 4 Stunden pro Neuaufnahme ein. Heute ist myneva.caremates Teil des Portfolios der myneva Group. Aufgewachsen mit zwei Elternteilen, die in der Pflege arbeiteten, kennt er die Herausforderungen des Pflegealltags aus erster Hand.

Pflege unter Druck: Wo liegen die größten Herausforderungen für Pflegeanbieter?

Die Pflege steht vor einer strukturellen Belastungsprobe: Personalmangel, begrenzte finanzielle Ressourcen und eine weiter zunehmende Pflegebedürftigkeit prägen den Alltag vieler Pflegeanbieter. Gleichzeitig steigt der Anspruch an eine qualitativ hochwertige Versorgung kontinuierlich an.

Entlastung versprechen unter anderem Initiativen wie die Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Doch auch ihre Einführung erfordert zunächst Investitionen, Zeit und personelle Ressourcen. Vielerorts fehlt die Zeit, notwendige Prozesse vorausschauend weiterzuentwickeln, weil Pflegeanbieter im fordernden Tagesgeschäft vor allem auf akute Anforderungen reagieren müssen.

Deutlich wird dieses Spannungsfeld auch im Anfrage- und Belegungsmanagement. Obwohl der Bedarf an Pflegeplätzen wächst, können Anbieter häufig keine neuen Klientinnen und Klienten aufnehmen – selbst wenn Betten verfügbar wären. Es fehlen Fachkräfte oder die entsprechenden wirtschaftlichen Voraussetzungen, um zusätzliche Aufnahmen zu bewältigen. Die zentrale Herausforderung besteht darin, den richtigen Ausgleich zwischen Qualität und Quantität zu finden – mit dem Personal und den finanziellen Mitteln, die tatsächlich zur Verfügung stehen.

Technologie kann dabei zum entscheidenden Hebel werden: Sie vereinfacht Prozesse, setzt vorhandene Ressourcen gezielter ein und schafft neue Handlungsspielräume.

 „Die Pflege muss einen Moment zum Atmen bekommen, um sie wirklich aktiv gestalten zu können.“ 

- Dylan Hayward 

Was die Pflege heute braucht: Vernetzte Systeme, statt einzelne Lösungen 

Um den Herausforderungen des Pflegealltags zu begegnen, stehen Pflegeanbietern heute zahlreiche digitale Lösungen zur Verfügung. Das Problem ist daher weniger das Angebot als ihr Zusammenspiel: Zusätzlicher Aufwand entsteht dort, wo Anwendungen nicht miteinander kommunizieren und Informationen mehrfach erfasst werden müssen.

Ein einzelnes System wird kaum sämtliche Abläufe abbilden können – von der Aufnahme über die tägliche Pflegedokumentation bis hin zu Abrechnung. Umso wichtiger ist es, dass spezialisierte Anwendungen nicht isoliert nebeneinanderstehen, sondern Informationen zuverlässig austauschen. So wie eine verlässliche Versorgung die Zusammenarbeit aller Beteiligten voraussetzt, müssen auch digitale Systeme eng miteinander vernetzt sein.

In der Regel bildet ein Primärsystem die zentrale Grundlage. Digitale Assistenten wie myneva.caremates ergänzen es gezielt, solange sie nahtlos angebunden sind. So können beispielsweise bereits vorhandene Klientendaten für eine Duplikatsprüfung genutzt oder aktuelle Belegungsinformationen direkt aus dem Primärsystem übernommen werden.

Der Vorteil vernetzter Systeme liegt vor allem in durchgängigen Prozessen: Daten müssen nicht mehrfach eingegeben, manuell übertragen oder an verschiedenen Stellen gepflegt werden. Das reduziert Medienbrüche, senkt den Verwaltungsaufwand und schafft eine verlässlichere Datengrundlage für die tägliche Arbeit.

 „Es braucht ein Dorf, um ein Kind großzuziehen – und in der Pflege gilt das genauso: Es braucht ein Dorf, um sich um einen geliebten Menschen zu kümmern. Deshalb müssen alle Beteiligten und die digitalen Systeme eng miteinander vernetzt sein.“

-Dylan Hayward

Wie vereinfacht myneva.caremates den Aufnahmeprozess?

Gerade im Anfrage- und Aufnahmeprozess geht häufig noch viel Zeit durch manuelle Abläufe verloren. Verwaltungskräfte nehmen Anfragen telefonisch auf, erfassen Stammdaten auf Papier und pflegen Wartelisten von Hand. Wird ein Platz frei, müssen passende Anfragen gesucht, Informationen erneut geprüft und weitere Termine vereinbart werden. Darauf folgen Pflegeanamnese, Maßnahmenplanung und die Erstellung der Vertragsunterlagen. Der vollständige Prozess kann bis zu fünf Stunden in Anspruch nehmen. 

myneva.caremates bündelt diese Schritte in einem modernenSystem. Digitale Formulare, automatische Wartelisten-E-Mails und intelligente Nachfragen vereinfachen den Prozess. Ergänzend erstellt die KI-Vorschläge für Pflegeanamnese und Maßnahmenplan, während Vertragsdokumente automatisiert vorbereitet und digital unterzeichnet werden können. 

So lässt sich der Zeitaufwand für eine Aufnahme von bis zu fünf Stunden auf etwa eine Stunde reduzieren. Gleichzeitig entsteht eine vollständigere Datengrundlage. Pflegeanbieter können früher prüfen, ob Pflegegrad, Betreuungsbedarf, Finanzierung und vorhandene Kapazitäten zusammenpassen – und können dadurch fundiertere Aufnahmeentscheidungen treffen. 

Mitarbeitende werden dadurch spürbar entlastet und gewinnen mehr Zeit für die persönliche Betreuung von Klientinnen und Klienten.

Welche neuen Funktionen schaffen zusätzliche Entlastung im Aufnahmeprozess?

Eng an den Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer orientiert, entwickelt sich myneva.caremates kontinuierlich weiter. Drei neue Zusatzmodule entlasten den Aufnahmeprozesses spürbar:

• Mobile Applikation mit KI-Sprachunterstützung:
  Beim Hausbesuch führt die Pflegekraft das Erstgespräch, ohne parallel mitschreiben zu müssen. myneva.caremates transkribiert das Gespräch, erkennt Angaben wie Stammdaten, Gesundheitszustand und Versorgungsbedarf und legt daraus direkt eine Anfrage in der Software an. Die Informationen werden den passenden Feldern zugeordnet und anschließend für die Pflegeanamnese und den Maßnahmenplan weiterverwendet.
  
  
• Digitale Signatur:
  Auf Basis der bereits erfassten Daten lassen sich die Vertragsunterlagen für eine Aufnahme automatisch erstellen, digital versenden und rechtsverbindlich unterzeichnen. Dazu gehören beispielsweise der Pflegevertrag oder das SEPA-Lastschriftmandat. myneva.caremates dokumentiert, wann und von wem die Unterlagen unterschrieben wurden, und legt sie beim Export an der vorgesehenen Stelle im Primärsystem ab. 
  
  
• myneva.caremates Analytics:
  Die im Anfrage- und Aufnahmeprozess entstehenden Daten werden systematisch für Controlling und Reporting nutzbar. Pflegeanbieter sehen über welche Kanäle Anfragen eingehen, aus welchen Regionen sie stammen und wie gut einzelne Formulare konvertieren. So lässt sich beispielsweise erkennen, an welchen Stellen Interessenten abspringen oder wie sich das Einführen von Pflichtfeldern auf die Ausfüllquote auswirken. Gleichzeitig werden regionale Schwerpunkte und besonders nachgefragte Angebote sichtbar. Vor allem größere Träger können dadurch Angebote gezielter weiterentwickeln und Services sektorgerecht an der tatsächlichen Nachfrage ausrichten.
  

   

  „Ich fände es schön, wenn der Arbeitsalltag von Fachkräften zu 100 Prozent aus Pflege und menschlichem Kontakt bestünde.“ 
   
  – Dylan Hayward

   

Wie sieht das Anfrage- und Belegungsmanagement der Zukunft aus?

In Zeiten von KI und humanoiden Robotern zeigt sich, wie schnell die Digitalisierung voranschreitet. Aber nur, weil es technisch möglich wäre, Menschen von Robotern pflegen zu lassen, bedeutet das nicht, dass ihr Einsatz sinnvoll ist. Entscheidend in der Digitalisierung ist ein klares Bewusstsein dafür, welche Prozesse in der Pflege digitalisiert werden sollten – und welche menschlich bleiben müssen. 

In einer idealen Zukunft übernehmen digitale Assistenten im Hintergrund die administrativen Aufgaben, die Fachkräften heute wertvolle Zeit rauben: von der Datenerfassung über die Dokumentation bis hin zur Koordination von Anfragen. Das persönliche Gespräch und die fachliche Einschätzung bleiben dabei unverzichtbar und die Wärme einer menschlichen Hand wird sich auch in Zukunft nicht durch einen Roboter ersetzen lassen.
Außerdem sollte der Blick in Zukunft nicht ausschließlich auf die Entlastung von Fachkräften gerichtet sein. Auch Angehörige müssen stärker mitgedacht werden. Die Pflegeplatzsuche ist heute noch aufwendig und intransparent: Zahlreiche Pflegeanbieter müssen kontaktiert und dieselben Informationen mehrfach angegeben werden. Hinzu kommen lange Wartezeiten und oft kaum Transparenz darüber, wie weit eine Anfrage bereits bearbeitet wurde. 

Die Pflegeplatzsuche der Zukunft muss stärker gebündelt werden: mit einer zentralen Übersicht passender Angebote, transparenten Kapazitäten und der Möglichkeit, Daten einmalig zu hinterlegen und für mehrere Anfragen zu nutzen. Gut vernetzte digitale Lösungen schaffen damit die Grundlage für eine zukunftsfähige Pflege, in der der Mensch wieder im Mittelpunkt steht.

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