​​Qualitätsmanagement in der Pflege: Herausforderungen und Lösungen

Mehr Transparenz, mehr Nachweissicherheit, mehr Qualität – dank moderner QM-Software

Qualitätsmanagement (QM) hat entscheidende Bedeutung für Unternehmen – und das erst recht, wenn diese sich um das Wohlergehen von Pflegebedürftigen kümmern. Dass die sensiblen menschlichen Dienstleistungen des Sozial- und Gesundheitswesens in bestmöglicher Qualität geliefert werden, liegt dabei keinesfalls nur in der Verantwortung der Pflegekräfte selbst. Qualität in der Pflege ist ein mehrdimensionales Phänomen, zu dem grundlegend auch die Ermöglichung hochwertiger Pflegeprozesse durch entsprechende Strukturen und Ressourcen gehört. Hier lesen Sie mehr über Herausforderungen und Lösungsansätze – und über die Vorteile der praxisorientierten QM-Software myneva.iQM, die Sie bei der Umsetzung unterstützt.

Was ist Qualitätsmanagement? 

Durch Qualitätsmanagement stellen Unternehmen systematisch sicher, dass ihre Produkte und Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen – den Erwartungen der Kund:innen ebenso wie regulatorischen und gesetzlichen Vorschriften. 

Zu den Aufgaben des Qualitätsmanagements gehören die Planung, Steuerung, Kontrolle, Optimierung und Dokumentation von Prozessen, die einen Einfluss auf die Qualität haben. Das Qualitätsmanagement richtet sich dabei selbst nach allgemeinen Standards wie der Norm ISO 9001. Sie gibt Rahmenbedingungen und Best Practices für den Aufbau eines effektiven Qualitätsmanagementsystems vor. Dabei ist auch die kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagement-Systems selbst eine wichtige Aufgabe.

Ziele des Qualitätsmanagements

Die Umsetzung des Qualitätsmanagements verfolgt eine Reihe von Zielen, die in allen Branchen einschlägig sind. Angesichts der herausragenden Bedeutung von Pflegeleistungen für die Lebensqualität der Pflegebedürftigen haben diese im Sozial- und Pflegebereich aber ganz besonderes Gewicht.

• Kundenzufriedenheit sicherstellen: Das Qualitätsmanagement zielt darauf ab, dass Produkte und Services den Erwartungen der Kundinnen und Kunden  entsprechen.
• Fehler und Risiken minimieren: Das Qualitätsmanagement verhindert oder reduziert zusätzliche Kosten durch Fehlerbehebung, Reklamationen von Kundinnen und Kunden und negative rechtliche Folgen.
• Prozessoptimierung: Das Qualitätsmanagement arbeitet systematisch an der Optimierung von Betriebsprozessen, um die Effizienz des Ressourceneinsatzes zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.
• Mitarbeiterzufriedenheit fördern: Klare Prozesse und Qualitätsstandards schaffen Transparenz und Orientierung für die Mitarbeitenden. Das sorgt für ein angenehmes Arbeitsumfeld und fördert die Motivation.
• Wettbewerbsfähigkeit stärken: Durch hohe Qualität und Innovationsfähigkeit können Unternehmen sich im Markt differenzieren und ihren Erfolg langfristig absichern.
• Compliance gewährleisten: Ein entscheidendes Ziel des Qualitätsmanagements ist außerdem auch die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, etwa von Normen wie der schon erwähnten ISO 9001. 

Mit einem effektiven Qualitätsmanagement in der Pflege stellen Führungskräfte sicher, dass diese Bedingungen in ihrer Einrichtung erfüllt sind und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess bestehende Schwachstellen adressiert, beispielsweise durch Prozessoptimierung, neue Standards oder Schulungen für Mitarbeitende. 

„Qualität“ bedeutet im Pflegebereich vor allem: gute Ergebnisse für Gesundheit und Zufriedenheit der Betreuten. Eine höhere Qualität dank Qualitätsmanagement nützt offensichtlich zuallererst den Pflegebedürftigen selbst. Aber auch die Mitarbeitenden profitieren davon, und ihre Zufriedenheit ist für ein gutes Qualitätsniveau unerlässlich. 

Hürden fürs QM: Typische Probleme und ihre Behebung

Qualitätsmanagement arbeitet mit Standards und Regeln, mit Kennzahlen, Bewertungen, Kontrollen, Korrekturmaßnahmen und Berichten. Was wie eine zusätzliche Erhöhung der Komplexität in einer Pflegeeinrichtung aussieht, hilft tatsächlich jedoch beim Komplexitätsabbau. Ein wichtiges Ziel des Qualitätsmanagements ist es ja gerade, durch umfassende Transparenz, klare Strukturen und kontinuierliche Verbesserung ein rationelleres, besseres Arbeiten zu ermöglichen. Das ändert allerdings nichts daran, dass auf dem Weg zu einem starken Qualitätsmanagement in der Praxis trotzdem eine ganze Reihe von Hürden zu überwinden sind. 

1. Ziele und Standardprozesse klären: Ohne Ziele ist keine Verbesserung möglich. Die Einrichtung sollte klare Qualitätsziele formulieren, die auf die eigenen Umstände ausgerichtet sind, und diese auch intern kommunizieren. Durch Standards zu einzelnen Leistungen wird ein verlässlicher Referenzrahmen geschaffen, für Betreute ebenso wie für Mitarbeitende. Dieser Rahmen sollte periodisch überprüft werden. 
2. Bürokratie abbauen und QM integrieren: Standards sind notwendig, zu viele Vorgaben aber kontraproduktiv. Unnötige Prozessschritte behindern die Arbeit und senken die Qualität. Empfehlenswert ist neben dem Bürokratieabbau eine ganzheitliche Integration von QM-Prozessen in alltägliche Arbeitsabläufe, um ihre Wirksamkeit zu erhöhen. Mitarbeitende sollten außerdem entsprechend geschult werden. 
3. Veraltete Technologien ablösen: Altsysteme können den QM-Prozess erheblich bremsen und beeinträchtigen. Skalierbare moderne QM-Technologien bieten demgegenüber Nutzerfreundlichkeit, Datenanalyse in Echtzeit und reibungslosen Einsatz im Alltag dank Cloud- und Mobilanwendungen. Risikomanagement, Monitoring und Optimierungsprozesse werden datengetrieben verbessert. Die Automatisierung von QM-Routineaufgaben setzt Kapazitäten frei, die in eine Steigerung der Qualität fließen können. 
4. Transparenz durch QM-Berichterstattung verbessern: Ohne klare Berichterstattung bleibt die Transparenz im QM-System auf der Strecke. Das erschwert die Nachverfolgung und Bewertung von Maßnahmen. Ein robustes Berichterstattungssystem schafft Abhilfe – durch klare, regelmäßige Berichte über alle QM-Aktivitäten für eine optimierte Entscheidungsfindung.

Digitale Lösung für das Pflege-QM: myneva.iQM

Die Komplexität des Qualitätsmanagements lässt sich durch geeignete Werkzeuge erheblich reduzieren. Datengetriebene Lösungen wie die Software myneva.iQM bieten sich dafür besonders an. myneva.iQM erhöht die Effizienz und spart Zeit, zugleich werden Transparenz und Nachvollziehbarkeit maximiert. Bestehende Lücken im QM werden geschlossen, verantwortliche Personen entlastet: Alle beteiligten Akteure profitieren von klar strukturierten Aufgaben und einfacher Bedienbarkeit. QM-Aufgaben werden für Mitarbeitende und Management klar dargestellt, Erinnerungsfunktionen unterstützen die Umsetzung. Ein Maßnahmen- und Ampelsystem verschafft einen schnellen, zuverlässigen Überblick. Die ganzheitliche Lösung ist für den Sozialbereich maßgeschneidert und bietet umfassende Module für alle QM-Dimensionen:

Modul Dokumenten-Management: Die manuelle Verwaltung von QM-Dokumenten macht großen Aufwand. myneva.iQM bringt Ordnung und Effizienz in den Prozess: Workflow und Beteiligte (Ersteller, Prüfer, Freigeber, Kenntnisnehmer usw.) können frei definiert werden, Erinnerungsfunktionen (Wiedervorlage), Versions-Überblick und Verknüpfung mit externen Dokumenten erleichtern das Management. 

Modul Fortbildungen: Fortbildung ist in der Pflege nicht nur nützlich, sondern Vorschrift. Das Modul erlaubt die Hinterlegung von Zeitintervallen für die Durchführung und gibt einen Überblick der Pflichtfortbildungen. Teilnehmerlisten und Teilnahmedokumentation sind mobil erstellbar (z. B. Unterschrift per Tablet). 

Modul Maßnahmen-Management: Durch geeignete Maßnahmen stellt die Leitung Qualitätsmängel ab. Dieses Modul erlaubt einen schnellen zentralen Überblick. Die Maßnahmen können u. a. nach Modulen, Herkunft, Bereichen und Status gefiltert werden. 

Modul Ticket-Manager: Hier können Reparaturaufträge (Tickets) an Haustechnik oder Facility Management gesendet werden. Die Übersicht verhindert Doppelmeldungen. Status und Bearbeitungszeit sind zentral nachvollziehbar. 

Modul Controlling: Statistiken und Auswertungen im Bereich der Dokumentennutzung werden per Drag-and-drop auf Knopfdruck erzeugt. 

Modul Geräte: Wartungsprotokolle, Einweisungslisten und Bedienungsanleitungen für Medizintechnik, Fuhrpark und andere Geräte werden zentral verwaltet. Hinterlegte Wartungsintervalle mit Erinnerungs- und Eskalationsfunktion unterstützen das Management. 

Modul Fehler-/ Beschwerde-Management: Besonders wichtig für das QM-System und die kontinuierliche Verbesserung ist ein effektiver Umgang mit Mängeln. Das Modul ermöglicht die direkte Maßnahmenableitung aus Fehlern, Beinaheschäden und Beschwerden. Verantwortliche und Termine können zugeordnet, Auswertungen nach diversen Kriterien vorgenommen werden (u. a. Kategorien, Schweregrad, Bearbeitungsstand). 

Mehr Qualität für Ihr Qualitätsmanagement: Einzigartige Funktionen, einfache Umsetzung

Mit myneva.iQM steht Pflegeeinrichtungen ein anwenderfreundliches System zur Verfügung, das mehr Effizienz in QM-Prozesse bringt und die Ergebnisse verbessert. Die Implementierung gestaltet sich dabei schnell und unkompliziert: myneva.iQM kann sofort genutzt werden, unabhängig von der sonstigen Software der Organisation. Das System ist zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 für den Anwendungsbereich „Softwarelösungen für das Sozialwesen“.

Auf Grundlage langjähriger Erfahrung im Sozial- und Gesundheitswesen hat myneva die Anwendung genau auf die Branchenanforderungen ausgerichtet. Herausforderungen rund um das Qualitätsmanagement lassen sich durch fachlich fundierte Lösungen meistern, ob in ambulanter oder stationärer Pflege, Arztpraxen oder Krankenhäusern, Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) oder Kinderwunschzentren. Nutzer profitieren von einzigartigen Funktionen wie dem Controlling-Modul, erzielen umfassende Transparenz und Nachweissicherheit auf Knopfdruck. 

Qualität in der Pflege kann zwar nicht direkt „verordnet“ werden. Doch ein systematisches Qualitätsmanagement mit den richtigen Werkzeugen liefert einen effektiven Hebel zu ihrer nachprüfbaren Erhöhung. Wollen Sie mehr darüber erfahren? Dann lesen Sie jetzt die myneva.iQM-Broschüre oder verabreden Sie einen unverbindlichen Beratungstermin.

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