Jyväskylän Katulähetys halusi yhden järjestelmän usean sijasta

Jyväskylän Katulähetys halusi erillisten tietojärjestelmiensä korvaajaksi yhden, yhtenäisen toiminnanohjausjärjestelmän. Toimintakenttämme on laaja sisältäen asumispalvelua, kierrätystä, työvalmennusta, ruoka-apua ja nuorisotyötä.

”Uutta ratkaisua tarvittiin ennen kaikkea asumispalveluihin. Olimme jo jonkin aikaa etsineet toimivaa, käyttökelpoista asiakasrekisteriohjelmaa”, yhdistyksen viestintävastaava Tomi Montonen kertoo.

Järjestelmäuudistuksen tavoitteena oli palvelun laadun lisääminen esimerkiksi yhteisten palvelusuunnitelmien, ajantasaisen tiedonvälityksen ja helposti poimittavien raporttien avulla. Myös työajanseurantaan tarvittiin aiempaa sopivampi järjestelmä.

Fastroin Hilkka-järjestelmä  täytti Jyväskylän Katulähetyksen asettamat edellytykset niin asiakasrekisterin kuin työajanseurannankin osalta. Montosen mukaan myös Fastroin järjestelmän hinta oli sopivalla tasolla – toisin kuin muissa yhdistyksen saamissa tarjouksissa.

”Hilkka-järjestelmässä on kaikki, mitä toiminnanohjaukseltamme edellytämme. Vanhat, erilliset järjestelmät eivät vastanneet tarpeisiimme eivätkä siten palvelleet toimintaamme”, Montonen kertoo.

Fastroin järjestelmän käyttöönotto alkoi lokakuussa 2015 sekä henkilökunnan että työvalmennusasiakkaiden työajanseurannalla. Myöhemmin samana vuonna tuli käyttöön asumispalveluiden asiakasrekisteri. Vuoden 2016 alussa Jyväskylän Katulähetys pystyi luopumaan vanhoista ratkaisuistaan, kun kaikki toiminnot olivat Hilkka-järjestelmässä.

Nyt, yhden yhtenäisen järjestelmän myötä, yhdistyksen työn laatu on myös kehittynyt. ”Tiedonvälitys on parantunut ja työajanseurantaan on tullut napakkuutta”, Tomi Montonen kuvailee. Asiakkaiden oikeusturva on parantunut, ja kirjaaminen sekä dokumentointi on entistä tietoturvallisempaa.

Yhdistyksen tekemiin kehitysehdotuksiin on Montosen mukaan suhtauduttu vakavasti. Jyväskylän Katulähetyksen toiveissa olisi laajentaa Hilkan työvalmennuksen ominaisuuksia. Esimerkiksi mahdollisuus etävalmennukseen, sekä asiakkaiden itsearviointien ja niiden yhteenvetojen ketterään käsittelyyn, kiinnostaa yhdistystä.

Yhteistyö Fastroin kanssa on sujunut erinomaisesti. ”Asiakaspalvelu toimii mainiosti ja palvelu on ystävällistä. Helpdesk toimii hyvin ja nopeasti. Hilkka-järjestelmä on vastannut tarpeisiimme hyvin ja voin suositella sitä muillekin”, Tomi Montonen sanoo.