GGD Zuid Limburg kiest voor myneva

9 min read - published on oktober 22, 2020

De nood was hoog. GGD Zuid-Limburgs softwareapplicatie voor Sociaal Medische Advisering (SMA) vertoonde meer en meer mankementen. ‘We zijn dus blij dat myneva ons nu een nieuwe applicatie levert’, zegt Michel Limpens, als Hoofd Afdeling Gezondheid en Maatschappelijke Participatie verantwoordelijk voor SMA bij zijn organisatie. ‘Het is echt tijd voor vernieuwing.’

DE AANLEIDING EN DE KEUZE
‘Onze SMA-software voldeed altijd prima. Althans, zolang ze “samenwerkte” met Office 10. Maar zo’n twee jaar geleden moesten we overstappen op Office 365. En toen begonnen de problemen. De storingen en mankementen stapelden zich op. We probeerden die problemen wel op te lossen, maar de lapmiddelen van onze ICT’ers voldeden al snel niet meer; bij elke Office-update was het weer hommeles. We waren kortom hard toe aan software die automatisch meeverandert met Office 365. En die sowieso blijft vernieuwen; iets wat we bij onze eigen applicatie niet meer zagen. Alleen al software waarmee je ook e-mails kunt sturen – een basisfunctionaliteit, eigenlijk – zou voor ons al grote winst zijn.’

Deze SMA-software was precies wat we zochten

‘We hadden wel enige problemen voorzien. Vandaar dat we vlak na de overstap op Office 365 al een aanbesteding voor nieuwe software hadden uitgedaan. Maar door omstandigheden moesten we die aanbesteding intrekken en tijdelijk op de oude voet verdergaan. We scherpten ons pakket van eisen aan en zetten vervolgens opnieuw een aanbesteding uit. Vier bedrijven schreven zich in, één viel af omdat het toch niet aan ons eisenpakket kon voldoen. De overige aanbieders gaven een presentatie en stuurden ons een offerte. Die legden we als aanbestedingsteam langs een lijst criteria, zodat we eerlijk en objectief scores konden bepalen. Eind september kwam myneva als beste uit de bus, zowel qua betaalbaarheid als qua oplossingen.’

DE WENSEN EN DE OPLOSSING
‘Wat onze eisen zijn, naast aansluiting bij Office 365? Onder meer dat de softwareapplicatie real-time inzicht moet bieden in de status van ons advies. In welke fase bevindt het SMA zich; is het aangevraagd, zijn we al een onderzoek gestart, wachten we nog op gegevens van een huisarts? Niet alleen de gemeente die een SMA aanvraagt wil deze transparantie, de burger over wie het advies gaat heeft er ook recht op. Het helpt onze eigen medewerkers bovendien om te zien wat hun werkvoorraad is, casussen te prioriteren en dubbel werk te voorkomen. Op dit moment is dat inzicht nog niet real-time en niet altijd helder genoeg voor alle betrokkenen. Dat komt mede doordat communicatie tussen deze betrokkenen niet via onze SMA-software verloopt. Dat moet straks wél gebeuren, of het nou om correspondentie gaat of aanvragen.’

‘Zodra de SMA-communicatie via de softwareapplicatie loopt, hoeven onze medewerkers veel minder meldingen en aanvragen over te tikken. De correspondentie en contactmomenten staan dan meteen in het systeem. Diverse dashboards scheppen bovendien duidelijkheid. Zo is het voor de aanvragende gemeente meteen inzichtelijk wat de status is van de aanvraag. Medewerkers zien daarnaast real-time welke dossiers aan hen zijn toegewezen en hoe het met de termijn van afhandeling staat. En het management, last but not least, heeft snel overzicht over welke gemeenten een SMA hebben aangevraagd, hoeveel aanvragen er zijn en wat de status hiervan is. Dat laatste is belangrijke sturingsinformatie, die in de oude software steeds geanalyseerd moet worden door het draaien van allerlei verschillende overzichten.’

‘De nieuwe automatische registratie scheelt dus een boel kostbare tijd. Net als het feit dat niemand straks meer met gauw gedateerde overzichtslijstjes hoeft te werken. Dankzij de dashboardsystematiek van myneva’s software moet onze registratie efficiënter en nauwkeuriger worden. Onze administratie zal minder typewerk verrichten en vooral procescontroller zijn, zoals past bij een moderne organisatie.’

HET DOEL EN HET VERTROUWEN
‘Het is tijd voor vernieuwing. Dus we willen graag zo snel mogelijk met de nieuwe software aan de slag. Doel is om de applicatie op 1 januari operationeel te hebben. Dat is redelijk ambitieus, maar niet onhaalbaar. Zeker met de ondersteuning die myneva ons biedt, kan het lukken. Met oog voor zorgvuldigheid natuurlijk, want dat is essentieel. Als je in de voorbereiding steken laat vallen, levert de uitrol vaak problemen op. De manier waarop myneva ons bijstaat, vergroot het vertrouwen in een goede uitkomst – een vertrouwen dat ik ook baseer op ons contact in de aanbestedingsprocedure en eerdere ervaringen. Ze hebben ons bijvoorbeeld al eens software geleverd voor de afdeling Veilig Thuis en het Centrum Seksueel Geweld. Over die samenwerking zijn we tot nog toe heel tevreden.’

‘Als organisatie hadden we dus al ervaring met myneva. Bovendien werken we het liefst met zo weinig mogelijk verschillende aanbieders van softwarepakketten. Dus ook wat dat betreft is het mooi dat myneva de aanbesteding won. Maar vergis je niet: als een andere inschrijver een hogere score had behaald, dan hadden we die gewoon gekozen. Zonder twijfel. Voor ons is het essentieel dat elke aanbesteding integer verloopt. Alleen de partij met het beste aanbod wint. En het aanbod van myneva was exact wat we zochten.’

 

Maarten de Jong