Neos werkt slimmer en efficiënter met myneva

Meer overzicht, minder zoekwerk en betere inzichten. Dat was het doel van Neos, een organisatie voor maatschappelijke opvang in Eindhoven. In 2024 besloot Neos over te stappen op het nieuwste cliëntregistratiesysteem van myneva: MOVO 3.0. Ze richtten het systeem volledig opnieuw in, digitaliseerden werkprocessen die nog op papier liepen en verbeterden zo het inzicht voor de collega’s op de werkvloer en daarmee ook voor het management.


Wat is Neos?

Neos zet zich in voor mensen die vastlopen in de samenleving: (dreigende) dak- en thuislozen vanaf 18 jaar met complexe problematiek, en volwassenen en hun kinderen die slachtoffer zijn van huiselijk geweld of mensenhandel. De organisatie biedt ambulante begeleiding, beschermd thuis, beschermd wonen, verpleegzorg, gezinsopvang en beveiligde opvang. Neos telt zo’n 330 medewerkers: van wooncoaches en ambulant begeleiders tot verzorgenden IG en trajectbegeleiders.


Welke uitdagingen had Neos?

Al sinds begin deze eeuw werkt Neos met de software van myneva. Toch was er de afgelopen jaren een wildgroei ontstaan aan documenten en registraties. 

Bij de overgang naar MOVO 3.0 bleek bijvoorbeeld dat er 1200 casussen openstonden, terwijl dit er in werkelijkheid 500 waren. “Dat kwam doordat elk onderliggend formulier voorheen handmatig moest worden afgesloten, iets wat vaak niet goed gebeurde. Daarbij golden ook nog allerlei voorwaarden: als je daar niet aan voldeed, moest je eerst een stap terug om de casus alsnog te kunnen sluiten.”

“Er was een wildgroei aan documenten en registraties. Het kostte medewerkers veel tijd om de juiste informatie te vinden.” – Britt van Nuland, coördinator zorgadministratie

Een gevolg was ook: niet-optimale inzichten voor het management. “Terwijl, als je met Power BI wilt sturen op informatie, moet je natuurlijk de juiste, actuele informatie hebben.”

Daarnaast greep Neos de overgang naar MOVO 3.0 aan om een rechtenstructuur te introduceren waarmee alleen een collega met directe betrokkenheid bij een deelnemer toegang heeft tot de casus van deze deelnemer. 


Welke meerwaarde behaalt Neos met MOVO 3.0?

De overstap naar MOVO 3.0 bracht overzicht en structuur. De boomstructuur met mapjes maakte plaats voor gebruiksvriendelijke en visueel aantrekkelijke dashboards.

“Met de dashboards zien medewerkers in één oogopslag wat er speelt in hun casussen.” – Britt van Nuland

Medewerkers zien op het dashboard onder meer de caseload, acties en taken, rapportages van de deelnemers, aanmeldingen (doorstroom) en MIC-meldingen. Vanaf het dashboard klik je door naar juiste informatie en voeg je nieuwe informatie toe.

Het medewerkersdashboard geeft daarnaast signaleringen weer en toont met rode bolletjes welke onderdelen nog ontbreken, of niet tijdig zijn bijgewerkt, in een casus, bijvoorbeeld een actieplan of evaluatie. Ook tijdregistratie en waarschuwingen zijn direct zichtbaar. Dat maakt het werken overzichtelijker en voorkomt dat je iets over het hoofd ziet.

Naast het medewerkersdashboard zijn er nóg meer typen dashboards: Voordeur (voor de collega’s van Instroom), Locatie (informatie over alle bewoners van een locatie), Deelnemersadministratie (zorgadministratie met onder meer de beschikkingen), Zorgroutes (voor de locatie verpleegzorg), Team (voor teamleiders), een snelle koppeling naar rapporten toegang tot Plus-aanmelding (voor het aanmelden van noodbedden). “Alle belangrijke zaken rond casussen waarvoor je verantwoordelijk bent, zie je in één overzicht”, vertelt Britt.


Implementatie en digitalisering

Neos pakte de implementatie grondig aan en richtte MOVO 3.0 volledig opnieuw in, volgens de nieuwe standaard van myneva.

“We hebben MOVO 3.0 helemaal ingericht samen met projectgroepen uit alle werksoorten.” – Geke Jelsma, stafmedewerker IT en Gegevensbescherming

De kick-off was in maart 2024. De implementatie werd opgesplitst in werksoorten: instroom, intramuraal, ambulant, uitstroom, vrouwen- en gezinsopvang (die de methodiek Veerkracht gebruiken) en de verpleegzorglocatie. “Voor elk van deze werksoorten vormden we een subprojectgroep. In totaal namen 20 medewerkers deel.”

Het implementatieproces verliep iteratief: per werksoort werd een opzet in MOVO 3.0 gemaakt, besproken en getest door de subgroep. De feedback werd verwerkt, waarna opnieuw werd getest. Elk onderdeel werd apart opgeleverd, maar het totale systeem ging in één keer live.

Een belangrijk onderdeel van de herinrichting was het digitaliseren van werkprocessen die nog op papier gebeurden. “Collega’s maken bijvoorbeeld veiligheidsplannen met een kleurcodering,” vertelt Geke. “Rood betekent dat optimale veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Die coderingen zijn nu digitaal vastgelegd, zodat iedere medewerker direct ziet welke veiligheidsstatus bij een deelnemer hoort.”

Ook heeft Neos alle onderdelen van de methode Veerkracht ondergebracht in MOVO 3.0, net als de checklist die hoort bij de opname van een nieuwe bewoner. En op de verpleegzorglocatie zijn de zorgroutes geïntegreerd in MOVO 3.0. “Medewerkers lopen die routes nu met een iPad in de hand en registreren direct wat ze hebben gedaan.”

Samenwerking met myneva

Tijdens de implementatie werd Neos intensief begeleid door myneva.

“We kregen goede ondersteuning van myneva en werkten met duidelijke go/no-go-momenten. Dat gaf veel vertrouwen.” – Geke Jelsma

De leading consultant van myneva nam deel aan alle projectgroepen en kon waar nodig interne experts inschakelen, bijvoorbeeld voor rapportages. Ook bij de datamigratie kreeg Neos goede ondersteuning: medewerkers kregen uitleg zodat zij de noodzakelijke voorbereidingen op de migratie grotendeels zelf konden uitvoeren.

Neos: klaar voor de toekomst met MOVO 3.0

Op 2 december 2024 ging MOVO 3.0 in één keer live. Medewerkers moesten wennen aan de nieuwe rechtenstructuur, waarbij zij alleen toegang hebben tot de casussen van hun eigen deelnemers. Alleen via de escape-optie Breaking Glass hebben medewerkers toegang tot een andere casus. De eindverantwoordelijke krijgt dan altijd een melding om dit te beoordelen. Ook binnen casussen gelden verschillende rechten: zo kan een ambulant begeleider andere acties uitvoeren dan een wooncoach.

Inmiddels werken collega’s prettig met MOVO 3.0. In plaats van eindeloos zoeken in mappen vinden ze documenten nu snel terug, ook dankzij de zoekfunctie. Als je weet dat er contact is geweest met de huisarts, zoek je even op ‘huisarts’ en je vindt het document. Ook het opslaan gaat overzichtelijker.

Hoewel niet exact te meten is hoeveel tijd medewerkers hiermee winnen, levert het systeem wel duidelijk meer gemak en overzicht op. Vooral de zoekfunctie bespaart tijd: medewerkers hoeven geen hele rapportages meer door te nemen, maar vinden snel het juiste document met een trefwoord, zoals ‘huisarts’.

“MOVO 3.0 levert ons vooral gemak, overzicht en inzicht op.” – Britt van Nuland


Neos en myneva

De samenwerking tussen Neos en myneva leverde een succesvolle overgang op naar een volledig vernieuwd cliëntregistratiesysteem. Met meer overzicht, minder zoekwerk en betrouwbaardere informatie voelt Neos zich sterker toegerust om de maatschappelijke opvang van de toekomst te organiseren.

www.neos.nl