Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston asiat askarruttavat monia myneva.hilkka- ja myneva.nappula-asiakkaitamme. Kirjoitamme blogisarjaa Sosiaalihuollon arkiston ajankohtaisista aiheista, joten kannattaa seurata tiivisti blogiamme ja asiakaskirjeitämme. Tulemme järjestämään myös useita webinaareja asiakkaillemme. Ensimmäisessä blogissa käymme läpi asiakastietolain keskeisiä asioita, kuten liittymisvelvoite ja rekisterinkäyttöoikeus..
Asiakastietolaki astui voimaan marraskuussa 2021. Olemme käyneet läpi lain vaikutuksia myös Hilkka- ja Nappula-koulutuspäivillä sekä webinaareissa viime vuonna. On tärkeää huomioida, että käytännössä lain edellyttämät asiat astuvat voimaan asteittain siirtymäaikojen puitteissa. Keskeisiä asioita laissa ovat mm. liittymisvelvoite ja rekisterinkäyttöoikeus.
Julkisilla sekä yksityisillä palvelunantajilla, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun (rekisterinkäyttöoikeus) on liittymisvelvoite sosiaalihuollon Kantaan viimeistään 1.9.2024.
Palvelunjärjestäjällä (esimerkiksi hyvinvointialue) tulee olla siis Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto sekä rekisterinkäyttöoikeus toiminnallisuus käytössä ennen kuin yksityinen palveluntuottaja voi liittyä Kanta-palvelujen käyttäjäksi ja arkistoida järjestäjän rekisteriin. Palvelunjärjestäjän tulisi huomioida tämä omissa järjestelmissään ja toiminnassaan.
Yksityisillä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajilla on velvollisuus liittyä Kanta-palveluiden käyttäjäksi, jos käyttää sähköistä asiakas- ja/tai potilastietojen käsittelyyn tarkoitettua tietojärjestelmää (Asiakastietolaki, 7 §).
Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.):
Liittymisvelvoite tarkoittaa käytännössä, että mikäli yksityinen toimija toimii julkisten lukuun, on asiakkaan tietojen haku ja arkistointi Kantaan mahdollista vain rekisterinpitäjän eli palvelunjärjestäjän (esimerkiksi hyvinvointialueen) valtuutuksella.
Rekisterinpitäjän käyttämässä asiakastietojärjestelmässä tulee olla tekninen kyvykkyys rekisterinkäyttöoikeuden myöntämiseen. Jos asiakkaita on eri palvelunjärjestäjiltä, asiakirjojen siirrot eivät välttämättä onnistu kaikilta asiakkailta samassa aikataulussa. Rekisterinpitäjien aikataulut voivat olla erilaisia: kilpailutuksissa yksityiset palveluntarjoajat voidaan velvoittaa liittymään tietyssä aikataulussa.
Sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiksi siirtymäaikojen puitteissa (Asiakastietolaki, 52 § 1 mom.).
Sosiaalihuollossa asiakkaalle tarjottavaa tukea kuvataan palvelutehtävinä ja niissä annettavina sosiaalipalveluina. Palvelutehtävät ovat sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuuksia erityyppisiin tuen tarpeisiin. Alla on listattuna sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentamisen määräajat palvelutehtävittäin.
Julkisen ja julkisten lukuun toimivien:
Yksityisten palveluntarjoajien:
Tietojärjestelmän tulee täyttää yhteentoimivuutta, tietoturvaa ja tietosuojaa sekä toiminnallisuutta koskevat olennaiset vaatimukset.
Vaatimukset riippuvat tietojärjestelmän luokittelusta:
Jatkossa A-luokkaan kuuluvat järjestelmät:
Määräys 4/2021: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien luokittelusta ja sertifioinnista.
Seuraavassa blogissamme käsittelemme, mitkä ovat yksityisen palveluntarjoajan sekä järjestelmätoimittajan tehtäviä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston valmisteluissa.